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La
Deutsche Gesellschaft für TechnischeZusammenarbeit (GTZ) GmbH examina, planifica e implementa la contribución alemana a los proyectos de cooperación técnica para el desarrollo por encargo del Ministerio Federal de Cooperación Económica (BMZ). Este apoyo es otorgado en base a una solicitud gubernamental y cubre los servicios del personal especializado o el suministro de equipos, sólo en casos excepcionales toma la forma de ayuda financiera.
En este sentido, se entiende por proyecto una tarea innovadora, que tiene un objetivo definido, debe ser efectuada en un cierto período, en una zona geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios; solucionando de esta manera problemas específicos o mejorando una situación existente. Debe hacerse notar que no es apropiado su empleo en trabajos rutinarios. La tarea principal es capacitar a las personas e instituciones participantes en el proyecto para que ellas puedan continuar las labores en forma independiente y resolver por sí mismas los problemas que surjan después de concluida la fase de apoyo externo. El proyecto es formulado en varias fases utilizando el método ZOPP de planificación. El producto del análisis y del trabajo de planificación en su conjunto es un marco lógico del proyecto (Logical Framework): Una matriz de planificación que presenta la estructura básica del proyecto.
ZOPP consiste de elementos que se apoyan mutuamente:
El método ZOPP es aplicado en el análisis y el trabajo de planeamiento porque la experiencia ha mostrado que la cooperación es más fácil y exitosa cuando los participantes pueden ponerse de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados en la forma más clara posible (análisis de objetivos y matriz de planificación del proyecto). Los objetivos sólo pueden ser formulados claramente si las causas y los efectos de los problemas a resolver han sido analizados previamente (análisis de problemas). Los problemas no son hipótesis abstractas, por el contrario, afectan a la población, a grupos sociales e instituciones. Por lo tanto, en forma previa al análisis de problemas, todos los grupos afectados y sus intereses correspondientes deben ser tomados en cuenta (análisis de la participación). Se efectúa un análisis de objetivos en el que se incluyen también posibles soluciones. Los objetivos del proyecto son resultado de este análisis; mediante la matriz de planificación se ordenan en un esquema de objetivos para el proyecto, teniendo las siguientes características: Coherencia, plausibilidad y realismo. Mediante la matriz de planificación del proyecto, elaborada de esta manera, se obtiene a diferentes niveles: El objetivo del proyecto que aporta al objetivo superior; en forma previa, las actividades realizadas y los resultados/productos alcanzados, los cuales a su vez contribuyen al cumplimiento del objetivo del proyecto (primera columna). Los niveles en la matriz son entrelazados por hipótesis, ellas se basan en las condiciones que rodean al proyecto; a través de la ejecución de actividades y el logro de resultados se producen efectos a nivel del objetivo del proyecto y, en consecuencia, del objetivo superior. Las influencias externas que representan un riesgo para la implementación del proyecto son " supuestos importantes" (cuarta columna). Ellas muestran la dependencia del proyecto con respecto al medio y permiten apreciar y reducir los riesgos que corre el proyecto. Se establecen indicadores para objetivos y resultados/productos (columna 2), éstos se basan en las fuentes de verificación correspondientes (columna 3) y permiten establecer el grado de avance hacia el objetivo. Los indicadores y la especificación de insumos y costos permiten realizar el análisis cuantitativo y el seguimiento del proyecto. El análisis cuantitativo relaciona los objetivos por alcanzar y los fondos e insumos disponibles para este efecto. Los indicadores definen las fases del proyecto y los objetivos parciales que deben cumplirse en los plazos establecidos, de esta forma se permite un proceso de evaluación y seguimiento. El equipo ZOPP elabora una recomendación que puede aplicarse directamente en la toma de decisiones. Los ejecutores del proyecto pueden determinar los objetivos de la cooperación técnica, estimar los costos y riesgos, así también, planificar con mayor detalle las contribuciones requeridas de cada una de las partes. El ZOPP que se ha elaborado y aprobado conjuntamente debe ser ajustado y actualizado periódicamente de acuerdo a las experiencias obtenidas. Si se aplica de esta manera, ZOPP facilita el diálogo sistemático entre los participantes en el proyecto sobre los fines y objetivos de la cooperación; es también básico en el proceso de aprendizaje que se desarrolla mediante el análisis de las experiencias conjuntas. Los análisis ZOPP de planificación se efectúan a través de todas las etapas de preparación e implementación del proyecto; su duración, intensidad y grado de participación son variables. Al iniciarse un proyecto, el comentario formal preliminar y examen del proyecto (en el análisis ZOPP) son llevados a cabo por equipos interdisciplinarios de planeamiento en la GTZ. Sin embargo, para analizar los resultados del examen del proyecto o para la planificación operativa, replanteo de planes o su actualización el ZOPP debe realizarse en el lugar del proyecto, de común acuerdo entre los participantes en el proyecto. Es muy importante que el equipo de planificación sea interdisciplinario e incluya tanto a afectados por el proyecto como a quienes toman las decisiones. Su participación no sólo es importante para el proceso de planificación, es también un signo del compromiso existente frente al proyecto y por esta razón, una condición para alcanzar el éxito del mismo.
El tamaño del equipo de planeamiento y la duración del análisis respectivo
depende de los términos de referencia del proyecto, el número de participantes puede fluctuar entre 5 y
20. Un "ZOPP" puede durar entre un día y una semanas. Talleres mayores son apoyados por moderadores
externos. El personal ejecutivo que toma las decisiones, motiva al personal y debe enfrentarse con los
resultados del proyecto, juega un papel decisivo. En caso de no poder asistir a la totalidad del análisis
ZOPP, ellos deberán por lo menos tomar parte y ejercer funciones ejecutivas en el momento de formularse los
resultados preliminares, estrategias importantes e directrices. Los resultados
ZOPP permiten tomar
decisiones en base a un conocimiento más amplio de la realidad, dirigir el
proyecto y juzgar con mayor precisión las posibilidades de éxito o fracaso; de ninguna manera se limita
el poder de decisión de las autoridades contraparte.
The World Bank Participation Sourcebook Appendix I: Methods and Tools
Objectives-Oriented Project Planning (ZOPP) Collaborative Decisionmaking: Workshop-Based Method Contents of this section: The PPM: Process and Product, Iterative Workshops, Applications in Bank Work References, Creating a Forum for Stakeholder Communication and Innovation ZOPP, from the German term "Zielorientierte Projektplanung," translates in English to "Objectives-Oriented Project Planning." ZOPP is a project planning and management method that encourages participatory planning and analysis throughout the project cycle with a series of stakeholder workshops. The technique requires stakeholders to come together in a series of workshops to set priorities and plan for implementation and monitoring. The main output of a ZOPP session is a project planning matrix, which stakeholders build together. The purpose of ZOPP is to undertake participatory, objectives-oriented planning that spans the life of project or policy work to build stakeholder team commitment and capacity with a series of workshops. ZOPP is a process that relies heavily on two particular techniques-matrix building and stakeholder workshops-to encourage participatory planning and management of development work. ZOPP helps a project team create a project planning matrix (PPM), similar to a Logical Framework or LogFRAME, to provide indepth analysis of project objectives, outputs, and activities. The PPM results from stakeholder workshops that are scheduled through the life of a project to encourage brainstorming, strategizing, information gathering, and consensus building among stakeholders.
The World Bank Participation Sourcebook
Appendix I: Teamup, Methods and Tools. Collaborative Decisionmaking: Workshop-Based Method. Contents of this section: Teamup and ZOPP, Twelve Basic Steps, References, Uganda, Private Sector Development Workshop Teamup is a flexible, teambased method for improving both the substance and process of project cycle management. It was developed to expand the benefits of ZOPP and to make it more accessible for institutionwide use. PC/Teamup, a software package, automates the basic stepbystep methodology and guides stakeholders through teamoriented research, project design, planning, implementation, and evaluation. The Teamup method is an organized process for building high performance teams. It has two dimensions, (a) task functions, which assist stakeholders in planning, decisionmaking, and acting and (b) team building, which encourages stakeholders to collaborate as an effective work group. The Teamup method is a series of steps or modules designed to enable a group of individuals to perform essential management functions collaboratively. Typically, the team meets for a twoandahalf- or five-day workshop. Software (PC/Teamup) is available to facilitate the process. The software accommodates input from a broad range of stakeholders who stand to benefit or otherwise be affected by design or implementation decisions and adjusts as the range of stakeholders changes through the planning and implementation process. Teamup and ZOPP Teamup-developed in the late 1980s by the World Bank's Economic Development Institute and Team Technologies, Inc.-uses the basic ZOPP method and then expands it. Teamup assumes that the past and future are two different sources on which to draw when designing and implementing projectrelated events. ZOPP, mainly concerned with anticipating and avoiding problem situations, looks to the past to understand the present. Teamup, concerned with both problems and opportunities, looks to the past and the future to understand the possibilities that offer themselves to the present. Furthermore, Teamup adds depth to basic problem identification and design features by encouraging teams to anticipate implementation arrangements and inform the quality of their designs with these realities.
The World Bank Participation Sourcebook
Appendix I: Methods and Tools / Appendix I Introduction Contents of this section: Types of Methods, Using the Methods Well, Collaborative Decisionmaking: Workshop-Based Methods, Collaborative Decisionmaking: Community-Based Methods, Methods for Stakeholder Consultation, Methods for Social Analysis, Objectives-Oriented Project Planning (ZOPP) ZOPP is a project planning technique that brings stakeholders to workshops to set priorities and plan for implementation and monitoring. The main output of ZOPP workshops is a project planning matrix. The purpose of ZOPP is to undertake participatory, objectives-oriented planning that spans the life of project or policy work, while building stakeholder team commitment and capacity with a series of workshops.
The World Bank Participation Sourcebook Appendix I: Glossary of Tools
Each of the methods described above is a combination of tools, held together by a guiding principle. Dozens of exercises exist to cultivate collaborative development planning and action. These are the tools with which social scientists and other development practitioners encourage and enable stakeholder participation. Some tools are designed to inspire creative solutions, others are used for investigative or analytic purposes. One tool might be useful for sharing or collecting information, whereas another is an activity for transferring that information into plans or actions. These brief descriptions are intended to provide the reader with a glossary of terminology that practitioners of participatory development use to describe the tools of their trade. Logical Framework or LogFRAME. A matrix that illustrates a summary of project design, emphasizing the results that are expected when a project is successfully completed. These results or outputs are presented in terms of objectively verifiable indicators. The Logical Framework approach to project planning, developed under that name by the U.S. Agency for International Development, has been adapted for use in participatory methods such as ZOPP (in which the tool is called a project planning matrix) and Teamup.
Maizemoor International
Logframe for Windows 1.0 Maizemoor has provided a series of software applications based on the Logical Framework Approach. We now make available at this site a new product, LogFRAME (http://www.maizemoor.com/pages/2/index.htm) for Windows, a simple and flexible way to put the Logical Framework Approach into operation for project design, monitoring and evaluation. We have streamlined this application to focus on just the Logical Framework method, itself. This method is grounded in several centuries of confidence in the fundamental feature of scientific method: the importance of being to state and test a hypothesis regarding cause and effect. As academic or as simple as that may sound, the central wisdom of our method of learning is if you cannot or choose not to state your hypothesis (cause and effect logic) before the time required for action, you cannot know for sure what you are doing. The LogFRAME for Windows is designed to help you and your team state, monitor and learn from their commitments to a course of causal action. The LogFRAME prompts you to establish the result chain that drives the relationship between your deliverables and the outcomes you client expects of them. It encourages you to define performance indicators not only for your results, but for the benefits your client expects. In addition, the LogFRAME insists that you clarify the external conditions that must materialize in order to succeed in achieveing these benefits. In this way, the LogFRAME facilitates the identification of the necessary and the sufficient conditions to achieve benefits or outcomes for clients.
To install the trial version go to: http://www.logframe.cz/lfsetup.zip
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